Werken bij Poetry International Vacatures
Vacatures

Poetry International zoekt

Allround Officemanager (v/m/x - 0,5 fte)

Bij Poetry International zijn we gek van poëzie uit binnen- en buitenland. Daarom doen we er alles aan om een zo groot en breed mogelijk publiek kennis te laten maken met een grote diversiteit aan dichters en gedichten. Zowel on-stage als online. Het toonaangevende Poetry International Festival haalt sinds 1970 jaarlijks de top van de internationale poëzie naar Rotterdam, de online poëziecollectie bevat meer dan 10.000 gedichten van ruim 1.100 dichters in de oorspronkelijke taal en vertaling. Al ruim 30 jaar reiken we de Buddingh’-prijs uit voor het beste poëziedebuut. Voor onze activiteiten ontvangt Poetry International structurele financiële ondersteuning van de Gemeente Rotterdam, het Nederlands Letterenfonds en diverse andere fondsen.

Wij zoeken op korte termijn een ervaren en proactieve

allround officemanager (v/m/x)

voor ongeveer 20 uur per week, die zorgdraagt voor het secretariaat en de financiële administratie van Poetry International. 

Wat ga je doen?

Je bent de spin in het web op het kantoor van Poetry International. Je zorgt ervoor dat het er op rolletjes loopt, je bewaakt de sfeer en je zorgt voor overzicht.
Terwijl een groot deel van de financiële administratie is ondergebracht bij een extern boekhoudkantoor, zorg jij ervoor dat alle gegevens correct en bijtijds verwerkt worden en tijdig beschikbaar zijn. Je verzamelt de gegevens, verwerkt en bewaakt deze en je assisteert bij rapportages en analyses. Je overziet het geheel en ondersteunt collega’s waar nodig.

Jouw taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:

  •           verwerken en boeken van inkoopfacturen;
  • klaarzetten van betalingen en boeken van de bank;
  • bijhouden en doorgeven mutaties t.b.v. salarisadministratie;
  • ondersteunen van projectleiders bij de projectadministratie en de jaarrekening;
  • agendabeheer directeur;
  • beheer contracten en personeelsdossiers;
  • voorbereiden bestuursvergaderingen;
  • verslaglegging team- en bestuursvergaderingen;
  • uitvoeren van diverse andere voorkomende secretariaatswerkzaamheden;
  • afhankelijk van ervaring, meeschrijven aan plannen en subsidieaanvragen.

Je wordt aangestuurd door de directeur (a.i.). Voor de financiële administratie werk je nauw samen met een extern boekhoudkantoor dat tevens de salarisadministratie verzorgt.

Hoe doe je dat?

  • Je bezit goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
  • Je hebt analytisch denkvermogen;
  • Je hebt oog voor het geheel en voor details;
  • Je bent nauwkeurig en zet graag de puntjes op de i;
  • Je bent een echte teamspeler;
  • Je hebt een proactieve en ondernemende instelling;
  • Je creëert rust in een dynamische omgeving;
  • Je komt uit Rotterdam of uit de omgeving van Rotterdam.

Wie ben je?

  • Je hebt minimaal MBO 4 of HBO werk- en denkniveau in een financiële, administratieve en/of secretariële richting.
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
  • Je bent communicatief vaardig en je spreekt naast Nederlands ook minstens een andere taal;
  • Je hebt gedegen kennis van diverse applicaties, waaronder Excel;
  • Je bent bekend met het boekhoudprogramma Exact Online, of in staat je dat  snel eigen te maken;
  • Je hebt affiniteit met kunst en cultuur.

Wat bieden wij?

Wij bieden je een veelzijdige functie in een dynamische en informele organisatie. Een salaris dat past bij de functie, leeftijd en werkervaring (indicatie schaal 6 CAO Nederlandse Podia). In eerste instantie een dienstverband van een half jaar met uitzicht op verlenging. Deze functie is te combineren met een andere (werk)praktijk. Wij verwachten wel dat je tenminste 3 dagen per week (gedeeltelijk) beschikbaar bent voor Poetry International, waaronder de dinsdag.

We onderschrijven de Governance Code Cultuur, Fair Practice en Code Diversiteit en Inclusie. Stuur deze vacature vooral door binnen je netwerk, maar acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer info?

Voor meer informatie over de vacature, neem vanaf 3 januari contact op met René van der Giessen, zakelijke coördinator via vandergiessen@poetry.nl of bel via 010 28 22 777. Voor meer informatie over Poetry International, kijk op onze website www.poetry.nl.

Interesse in deze functie?

Solliciteer dan snel en stuur je motivatie met CV vóór 17 januari 2022 naar Reinier Weers (directeur a.i.) via weers@poetry.nl.