Werken bij Poetry International Vacatures
Vacatures

Poetry International zoekt

Zakelijk Coördinator / Bureausecretaris (0,8 fte)

Heb je een sterk zakelijk inzicht? Ben je in staat je collega’s mee te nemen in financiële processen? Kun je goed samenwerken en breng je graag orde en structuur aan? En lijkt het je leuk om in Rotterdam te werken bij een van de meest toonaangevende en langstlopende festivals van het land?

Bij Poetry International zijn we gek van poëzie uit binnen- en buitenland. Daarom doen we er alles aan om een zo groot en breed mogelijk publiek kennis te laten maken met een grote diversiteit aan dichters en gedichten, zowel on-stage als online. Het toonaangevende Poetry International Festival haalt sinds 1970 jaarlijks de top van de internationale poëzie naar Rotterdam, de online poëziecollectie bevat meer dan 10.000 gedichten van ruim 1.100 dichters in de oorspronkelijke taal en vertaling. Al ruim 30 jaar reiken we de Buddingh’-prijs uit voor het beste poëziedebuut. In 2019 vierden we ons 50-jarig bestaan in de Doelen in Rotterdam.

Voor deze activiteiten ontvangt Poetry International structurele financiële ondersteuning van de Gemeente Rotterdam, het Nederlands Letterenfonds en diverse andere fondsen. Op het bureau werkt een klein, betrokken team van zes medewerkers onder leiding van de algemeen directeur. Vanaf komend jaar wil Poetry International de bedrijfsvoering versterken en vernieuwen. Daarom zijn we op zoek naar:

 

Een gedreven Zakelijk Coördinator / Bureausecretaris

die ondersteunt, maar ook verantwoordelijkheid draagt voor de bedrijfsvoering en bijbehorende financiële huishouding.

De zakelijk coördinator zal fungeren als centraal aanspreekpunt op het gebied van financiën, personeel en organisatie, facilitaire diensten en huisvesting. Op het vlak van de bedrijfsvoering en financiën treedt hij/zij/hen op als sparringpartner van- en rapporteert aan de algemeen directeur. Voor medewerkers vervult de zakelijk coördinator de rol van begeleider bij de zakelijk-financiële omzetting van activiteiten.

 
Taken

Zakelijk-financieelje bent verantwoordelijk voor de financiële huishouding; wat onder meer inhoudt dat je:

  • zorgdraagt voor de dagelijkse begeleiding van de financiële administratie, in samenwerking met de controller en projectleiders; waaronder de verwerking van de verkoopfacturen/beschikkingen, inkoopfacturen en de bankbetalingen;
  • in samenwerking met de algemeen directeur jaarbegrotingen en meerjarenbegrotingen opstelt en monitort; daarnaast het jaarverslag en jaarrekening coördineert en het proces van voorbereiding tot accountantscontrole;
  • het team ondersteunt bij het opstellen en monitoring van deelbegrotingen;
  • met vooruitziende blik aanvragen coördineert voor projectfinanciering, en betrokken bent tot aan de afronding en verantwoording van deelbegrotingen en projectfinanciering mede coördineert.

Beheerje neemt verschillende beheertaken op je, waaronder:

  • het bewaken van de administratieve festival-/organisatieprocessen;
  • personeelszaken (o.m. opstellen van contracten, aanstellen van vrijwilligers, pensioenbeheer en monitoren van urenbesteding);
  • ICT-beheer (o.a. hard- en softwarebeheer, internet, wachtwoord- en adressenbeheer);
  • facilitaire diensten en huisvesting.

Coördinatie: je geeft richting aan processen die in beweging zijn of in gang moeten worden gezet, zoals:

  • het opstellen, meedenken over en bewaken van subsidieaanvragen en verantwoordingen;
  • het up-to-date houden van personeelszaken, opstellen en onderhouden van opdrachtovereenkomsten met (tijdelijke) werknemers, etc.;
  • het uitvoeren van een coördinerende rol ten aanzien van het bestuur – planning en voorbereiding;
  • de aansturing van het secretariaat.
 
Persoonskenmerken
  • Je bent pro-actief en schakelt gemakkelijk tussen denken en doen. Je kunt onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken;
  • Je hebt een coachende instelling, en zet graag je financiële expertise in om anderen te laten groeien in hun rol, daarnaast beschik je over een goed analytisch vermogen en werk je operationeel mee;
  • Je bent graag van a tot z betrokken bij het uitvoeringsproces;
  • Je hebt een geordende en gestructureerde persoonlijkheid.
 
Profiel

We zoeken iemand die bekend is met het culturele veld, de dynamiek en de cycli van festivals, evenementen en projecten. Je hebt ervaring op het gebied van fondsenwerving en sponsoring en signaleert kansen. Je hebt ervaring met de financiële kant van een organisatie; zo ken je je weg in o.a. liquiditeitsbegrotingen en weet je hoe je projectplannen, bijbehorende begrotingen en verantwoordingen opstelt. Je beleeft plezier aan diverse beheerstaken.

Je hebt bij voorkeur ruime ervaring als senior projectleider of procesbegeleider; als manager bedrijfsvoering of in een zakelijke functie bij een festival, al dan niet in de cultuursector. Ook meertaligheid is een absolute pre binnen het internationale terrein waar we werkzaam zijn.

Kortom, je:

  • bent zelfstandig en een teamplayer
  • kunt goed overweg met deadlines en pieken in de werkdruk (bijvoorbeeld rondom festivaltijd)
  • hebt interesse in cultuur en/of letteren
  • hebt minimaal vijf jaar zakelijke/financiële werkervaring.
  • Gezien de huidige samenstelling van het team, nodigen we nadrukkelijk mensen met een bi-culturele achtergrond uit te reageren.
 
We bieden:

Een spannende werkomgeving waar veel in beweging is, aan het begin van een nieuwe beleidsperiode, gezeteld in het hart van Rotterdam. Een organisatie met traditie die tegelijkertijd in transitie is. Een organisatie met betrokken medewerkers en bestuurders, met een uitgebreid internationaal netwerk van dichters en kunstenaars. Het betreft een jaarcontract voor 32 uur per week (met uitzicht op een vaste aanstelling). De functie is ingeschaald op schaal 7 CAO Nederlandse Podia (3194 Euro – 3744 Euro per maand).

 
Reageren?

Heb je interesse, stuur dan uiterlijk 13 december 2020 een bericht met je motivatie en een CV naar parmentier@poetry.nl. Dit kun je ook doen door ons een video van jezelf te sturen of via Instagram (@poetry_int). Heb je aanvullende vragen, neem dan contact op met Inez Boogaarts, directeur, via boogaarts@poetry.nl of 010 282 27 77. De gesprekken vinden tussen 17 en 22 december plaats.

Poetry International onderschrijft de Governance Code Cultuur, Fair Practice Code en Code culturele diversiteit en inclusie.
Stuur deze vacature vooral door binnen je netwerk, maar acquisitie wordt niet op prijs gesteld.